Informativa Clienti e Fornitori

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI CLIENTI, FORNITORI, LORO REFERENTI O RAPPRESENTANTI

In conformità alla normativa sulla protezione dei dati delle persone fisiche, art. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito abbreviato “GDPR”) e D.lgs. 196/2003 modificato da D.lgs. 101/2018, si danno ai soggetti interessati le informazioni sul trattamento dei loro dati personali.

Titolare del trattamento e dati di contatto
Villani S.p.A.
Via E. Zanasi 24, 41051 Castelnuovo Rangone (MO)
E-mail: privacy@villanisalumi.it – Telefono: +39059534411

Natura dei dati e soggetti interessati

Per le nostre attività di lavoro trattiamo i dati personali comuni appartenenti ai clienti, ai fornitori, alle persone referenti presso clienti e fornitori oppure che li rappresentano. La maggior parte dei dati personali che trattiamo viene direttamente dai soggetti interessati, usiamo le informazioni fondamentali di contatto quali nome e cognome, indirizzo, e-mail, numero di telefono, oppure anche i dati fiscali per documenti contrattuali o richiesti per legge, dati commerciali o bancari, informazioni sul lavoro e sulle professioni, ruoli e mansioni; inoltre, possiamo acquisire altri dati dalle persone stesse oppure da fonti pubbliche ovvero ci sono comunicati da terzi durante i normali rapporti di lavoro.

Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dalla Società nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all'eventuale selezione, instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali/contrattuali ivi incluse le fasi precontrattuali. In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (es. obblighi fiscali e contabili, obblighi derivanti dalla disciplina dei contratti di appalto e di igiene e sicurezza sul lavoro, per la qualifica dei fornitori); la gestione amministrativa dei contratti, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; il ricevimento dei beni e/o servizi presso le nostre sedi; la gestione dell’eventuale contenzioso, la selezione in rapporto alle esigenze della Società, nonché per finalità di reportistica aziendale, controlli interni (sicurezza, produttività, qualità dei servizi, integrità patrimoniali), controllo di gestione, certificazione. Per il trattamento dei dati per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico degli interessati in quanto il trattamento viene effettuato sulle basi giuridiche cui agli artt. 6.1 b), c) ed f) del Regolamento 2016/679.

Natura del conferimento e modalità del trattamento

Il conferimento dei dati degli Interessati per le finalità contrattuali oppure se richiesti da leggi e norme si rende necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni precontrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi di legge in capo al Titolare. Altri dati possono essere facoltativi e non pregiudicare i rapporti di lavoro o contrattuali.
I dati saranno trattati dalla Società e dai suoi incaricati con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, con la protezione delle misure di sicurezza tecnologiche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e ripristinare l'accesso ai dati in caso di incidenti.

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate. In caso di relazione contrattuale i soli dati personali funzionali all'assolvimento degli obblighi civili e fiscali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e in ottemperanza a detti obblighi (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione contabile per dieci anni).

Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati

Fermo restando le comunicazioni eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a consulenti fiscali o legali, collaboratori della Società, enti e amministrazioni pubbliche nel contesto di eventuali gare di appalto pubbliche ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all'adempimento di obblighi legali, o per l'espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali e singole a clienti e/o fornitori della Società, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini della prestazione dei servizi.
I dati saranno inoltre trattati dal personale incaricato dell’amministrazione della Società che, nello svolgimento di tali attività, può avvalersi anche di soggetti terzi per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, per tutti i servizi legali, contabili e di gestione dei processi valutativi e delle sicurezza sul lavoro, per la gestione dei sistemi informatici e per altri servizi di supporto alle nostre attività e dove necessario ai fini dei processi di coordinamento e di controllo della Società. Tali soggetti operano sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta dell’interessato nell’esercizio dei propri diritti, come spiegato più avanti.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione. I dati non sono generalmente trasferiti fuori dall'Unione Europea; tuttavia, ove per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione dei servizi resi dai fornitori, ovvero alla collocazione fisica dei sistemi informatici usati della Società, fosse necessario trasferire i dati verso paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo, la Società si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo. L'elenco dei Paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo dove sono trasferiti i dati è disponibile su richiesta nell’esercizio dei propri diritti.

Regolamento (UE) 2016/679 - Articoli da 15 a 22 – Diritti dell’interessato

L'interessato ha diritto di rivolgersi al Titolare del trattamento, presso i recapiti qui indicati oppure scrivendo a privacy@villanisalumi.it per esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del GDPR: avere notizie dell'esistenza di Suoi dati personali, anche non registrati, la loro comunicazione in forma intelligibile; chiedere la cancellazione, comunicazione, aggiornamento, rettifica, integrazione dei Suoi dati personali. Ha il diritto di revocare in ogni momento il consenso ai trattamenti facoltativi, ma la revoca non pregiudica i trattamenti già effettuati. L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: si veda il sito www.gpdp.it per maggiori dettagli.